Panorama des solutions pour tenir la comptabilité du CSE

Depuis quelques années maintenant (loi de 2015 sur la transparence financière), tous les CSE, quelle que soit leur taille, doivent tenir une comptabilité, et rendre compte annuellement de leur activité auprès de l’ensemble des élus, des salariés ; mais également présenter leurs comptes (AEP et ASC) ainsi qu’un rapport de gestion auprès de la Direction.

Et c’est souvent un casse-tête pour le Trésorier … qui n’est pas toujours comptable de métier et qui, malgré les heures de délégation, a bien du mal à trouver le temps nécessaire pour bien s’occuper de la compta de son CSE.

Si vous êtes dans cette situation, cet article est fait pour vous !

Quelles sont réellement vos obligations et quel est le formalisme que vous devez respecter ? Nous allons voir que cela dépend aussi de la taille de votre comité, et notamment de vos ressources.

Nous allons dans cet article faire une revue générale des solutions qui s’offrent à vous : Excel (outil incontournable dans les entreprises comme dans les CSE), les outils de comptabilité générale, les logiciels spécialisés de CSE, mais aussi les Experts Comptables ou encore l’embauche d’un salarié administratif (même à temps partiel)  à qui vous pouvez confier le travail, … ou bien, et c’est plus nouveau, des approches globales alliant service, logiciel et Expert-Comptable, comme la toute nouvelle solution d’EKIPEA qui va réellement simplifier tenue de la comptabilité du CSE tout en offrant d’autres perspectives en matières de gestion des ASC, de communication et même de Billetterie.

Petit rappel des obligations comptables des CSE

Pour faire très simple, si votre CSE dépasse les 153 000 € de budget (cumul des subventions ASC et AEP – donc budget des œuvres sociales plus budget de fonctionnement), vous avez une double obligation :

• tenir une comptabilité d’engagement. Pour rappel, sans trop entrer dans la technique, en comptabilité d’engagement vous devez comptabiliser vos pièces en deux étapes : la constatation de la charge (facture) ou du produit, puis le règlement. Les charges et produits doivent également être affectés dans l’exercice auxquels ils se rapportent ; indépendamment du moment où ils ont été décaissés / encaissés. Par exemple la régularisation de subvention qui arrive en janvier 2023 doit être passée en OD au 31/12/2022 comme un Produit à Recevoir. Cette subvention sera donc prise en compte dans le compte de résultat 2022 et inscrite à l’actif au bilan dans la rubriques des créances.

• faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. Seul un Expert-Comptable agrée et inscrit à l’ordre peut établir vos comptes et fournir une attestation qui garantit qu’ils sont sincères et véritables.

Si vous êtes en en dessous de ce seuil de 153 000€, vous pouvez vous contenter d’une comptabilité simple (recettes / dépenses). Les écritures sont comptabilisées à leur date réelle d’encaissement ou de décaissement, comme dans une gestion de budget personnel.

Les outils, logiciels et solutions ne sont évidemment pas identiques que l’on soit un petit CSE ou un « Moyen CSE » selon le cadre légal.

Excel ? … oui mais uniquement pour les comptabilités de trésorerie

Excel, c’est bien. En général les PC en sont prééquipés et la licence est payée par l’entreprise. Le coût pour le CSE est nul ou proche de 0. C’est un bon outil si vous êtes un petit CSE (budget < 153 000 €).

Pour une compta recette / dépense sous Excel, un simple journal des Entrées / Sorties suffira avec par exemple un onglet par compte bancaire, livrets, caisses espèces et quelques colonnes pour structurer l’information : date, +/-, montant, description, référence de la facture, catégorie ou activité. 

N’oubliez pas une colonne pour pointer votre compta par rapport aux relevés de comptes fournis par banque avec le n° de relevé.

Enfin avec Excel il est relativement aisé de faire des sous-totaux et même de consolider des données entre différentes feuilles.

A la clôture, il faudra quand même les reporter les chiffres principaux dans les tableaux prévus par le législateur (un compte de résultat et un bilan simplifié défini par l’ANC à télécharger ici). Et Excel ne permet pas une gestion intégrée de la compta avec les activités et la communication. Avec Excel, évidemment on oublie les services en ligne.

Et si j’optais pour un logiciel de gestion de CSE

Les logiciels CSE proposent tous des solutions de gestion et comptabilité intégrées. Une grande partie des écritures comptables sont générées automatiquement depuis les modules métiers de gestion des ASC (écriture de facturation, écriture de règlement, bordereau de remise de chèque).

Une autre solution moins onéreuse est d’opter pour un logiciel de comptabilité séparé en gardant votre gestion des ASC sous Excel. Ces logiciels de comptabilité générale sont même disponibles pour quelques centaines d’euros en Hypermarché ou en distribution spécialisée (FNAC par exemple), ou sur Internet. Attention toutefois, ces logiciels ne respectent pas la présentation normalisée pour les CSE et peuvent être complexes à appréhender si vous n’êtes pas comptable de formation.

A l’inverse, les solutions de comptabilité pour les CSE proposent évidemment une gestion séparée des deux budgets : Fonctionnement (AEP) et Social (ASC). C’est un point de vigilance important avant de se lancer.

Il faut aussi accepter l’idée d’y consacrer du temps et quelque fois beaucoup de temps. Il est plus que largement conseillé de le faire « au fil de l’eau », et effectuer le rapprochement bancaire chaque mois sur la base des relevés de banques. En fin d’exercice, il faudra effectuer les travaux de clôtures, pas toujours évident à comprendre et à maitriser, comme les OD d’inventaires par exemple (PCA, PAR, FNP, …).

Et si vous dépassez les 153 000€ de budget (AEP+ ASC), vous devrez, en plus de votre travail, faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. Le budget de cette prestation dépendra évidemment du volume de transactions et des budgets que vous gérez, mais aussi du périmètre de la prestation que vous confierez à l’Expert-Comptable : vérification des subventions versées par l’employeur, présentation des comptes en plénière, rapport de gestion annuel, …

Confier totalement sa comptabilité à un Expert-Comptable

Les experts comptables proposent globalement deux types de prestations :

• la tenue des comptes,
• la révision et l’établissement des comptes (clôture).

Vous pouvez, comme on vient de le voir dans le paragraphe précédent, assurer vous-même la tenue via un logiciel, et opter pour la révision par l’Expert-Comptable (solution la moins onéreuse).

Dans tous les cas, l’Expert-Comptable vous indiquera le formalisme des pièces et données à lui fournir. Certains experts comptables peuvent mettre à votre disposition des outils de GED ou interfaces simples pour déposer et organiser vos pièces. La encore, si vous simplifiez son travail, sa facture sera moins lourde …

Vous pouvez aussi travailler « à l’ancienne » avec des classeurs dans lesquels vous rangerez vos pièces comptables que l’Expert-comptable viendra récupérer pour effectuer la saisie.

Attention toutefois à bien vérifier que votre Expert-Comptable est spécialisé dans les CSE et que son logiciel gère la séparation des deux budgets AEP et ASC tant au niveau du compte de résultat que du bilan.

Nous vous invitons également à être vigilant quant à la fréquence de la tenue des comptes. Pour bénéficier d’une une situation mensuelle ou trimestrielle, il faut évidemment le préciser contractuellement dans la lettre de mission.

Des solutions émergentes sont aussi à considérer

Evidemment, les éditeurs de logiciel pour CSE ont noué des partenariats avec des Experts-Comptables. L’inverse étant également vrai, mais quoi qu’il en soit chacun reste clairement indépendant et réalise ses travaux sur ses propres outils, ce qui alourdi immanquablement la quantité de travail et donc la facture totale finale.

Nous avons repéré pour vous une nouvelle solution appréciée par plus de 300 CSE depuis 2018. Cette nouvelle approche est proposée par la société EKIPEA (les anciens fondateurs d’123CE) avec le concept de « logiciel partagé »

La solution est un en fait un « package de services » comprenant un logiciel CSE (et toutes ses fonctionnalités) doublé d’un service de gestion externalisé. Le CSE bénéficie au quotidien d’un accompagnement avec un(e) gestionnaire administratif(ve) (Ekipea les nomme les coékipier(ères) qui est en en quelque sorte un salarié administratif du CSE mais externalisé)

Pour proposer une solution globale, un Expert-Comptable partenaire révise et clôture les comptes en fin d’exercice directement sur la plateforme dotée de tous les outils pour lui faciliter le travail ; et notamment la génération de la plaquette.

L’intérêt pour le CSE est multiple :

• Un gain de temps considérable : le Coékipier assure toutes les tâches chronophages et complexes comme le paramétrage du logiciel (règles, subventions, fichiers de commandes ANCV, CESU, …) la pré-saisie des factures fournisseurs, les préparation de bordereau SEPA, le rapprochement bancaire, le lettrage, …

• La sérénité vis-à-vis des règles URSSAF et comptables. Le Coékipier est un expert du CSE ; il assure en général l’interface entre l’Expert-Comptable et les élus.

• Un prix compétitif car la plateforme fait gagner beaucoup de temps à l’Expert-Comptable, notamment avec la génération intégrée des états comptable, de la plaquette et de ses annexes.

Comme vous le voyez, à la question posée « Comment tenir la comptabilité de mon CSE ? », il faut réellement se poser les bonnes questions en amont avant de faire un choix. Ai-je envie de faire ? Suis-je suffisamment à l’aise dans la comptabilité et dans l’utilisation et le paramétrage d’un logiciel ? Aurai-je le temps de faire tout cela ?

Il n’y a pas donc de réponse unique. Et sur le marché, vous trouverez plusieurs familles de solutions. Plutôt que d’étudier différentes offres de solutions quasiment identiques, nous vous conseillons de commencer par analyser une offre de chaque type pour vous aider à bien cerner les tenants et les aboutissants. Une fois le choix du type de solution qui vous conviendrait, là vous pouvez effectivement voir au moins deux prestataires pour faire jouer la concurrence.