Principaux avantages de Online Data Room Software

De nombreuses entreprises tentent d’optimiser les processus commerciaux. Et cela est tout à fait justifié, car il y a toujours le désir d’épargner. Mais il y a une nuance: certaines entreprises économisent littéralement sur tout, en commençant par le personnel et en terminant par la réduction des coûts des processus clés de l’entreprise.

Le résultat dans ce cas est toujours le même au lieu d’économiser, l’entreprise a des problèmes. Et très souvent, le problème est lié à la sécurité des données de la même manière que l’économie est choisie avec la protection de l’entreprise. La nuance de sécurité ne fait pas toujours l’objet d’une attention particulière, en raison de laquelle des problèmes importants surviennent à l’avenir, par exemple la fuite d’informations confidentielles ou l’un des employés divulgue des données sur Internet.

Mais il existe une solution : la data room. Vous n’utilisez pas de solutions numériques ? Ensuite, vous condamnez l’entreprise à la perte de clients et d’informations sur l’entreprise. Les outils numériques permettent une interaction simple et efficace avec le public cible. Mais en plus, avec l’aide de la dataroom virtuelle, vous pouvez organiser des espaces de travail protégés pour les employés.

Conclusion intermédiaire — en vous refusant la mise en place de dataroom sécurisée, vous privez l’entreprise de la possibilité d’optimiser les processus métiers routiniers. Soyez parmi les leaders utilisez des solutions numériques modernes pour votre entreprise.

Avantages de travail avec data room

Comment les attaquants obtiennent-ils des données ? En fait, tout est simple. Les employés, transférant des informations confidentielles qui peuvent coûter très cher à l’entreprise, utilisent des moyens de communication standards.

En travaillant par le biais de messengers réguliers ou, pire encore, par e-mail, risque de perdre non seulement des informations sur l’entreprise, mais également l’ensemble du réseau de l’entreprise dans son ensemble. Et grâce à ces canaux de communication, les criminels obtiennent tout ce dont ils ont besoin pour la fraude et l’extorsion d’argent sans aucun problème. Une erreur entraînera des millions de pertes et un coup dur pour la réputation de l’entreprise.

Dataroom virtuelle assure la sécurité

Les informations à l’intérieur de la data room électronique sont cryptées à l’aide de la cryptographie et du cryptage multiniveau AES-256. Pour cette raison, la sécurité complète des documents est assurée. Les attaquants ne pourront pas obtenir d’informations sur l’entreprise à partir de la salle de données virtuelle – l’accès est contrôlé par le propriétaire de la salle de données virtuelle.

De plus, seul l’administrateur de la dataroom dispose d’un accès initial. Ensuite, le propriétaire de la salle de données virtuelle distribue indépendamment l’accès à d’autres comptes. Mais ce n’est pas tout :

• le processus d’interaction avec les documents au sein de la dataroom, est entièrement sous le contrôle de l’administrateur, c’est-à-dire qu’il saura qui et quoi fait avec les documents ;
• on vous donne l’accès à certaines fonctionnalités. Le propriétaire de la salle virtuelle, c’est-à-dire l’administrateur ou le superutilisateur, définit les fonctionnalités dont disposeront certains groupes d’utilisateurs. Par exemple, pour la haute direction obtienne l’accès aux données d’entreprise supérieures, et un employé ordinaire a l’accès aux documents quotidiens utilisés dans le travail normal. La démarcation des accès réduit considérablement les risques de fuite de données importantes ;
• l’accès peut être fermé en un clic. Si l’administrateur remarque une activité suspecte, il peut facilement bloquer l’utilisateur en appuyant sur un bouton de la souris.

De nombreuses solutions sûres ne sont pas toujours pratiques. Mais il ne s’agit pas de data room électronique. Cette solution numérique n’est pas seulement confortable, elle est également multifonctionnelle. VDR peut être utilisé pour résoudre presque toutes les tâches.

Multifonctionnalité

VDR n’est pas seulement utilisé pour la sécurité de documents. La data room numérique est aussi utilisée par de nombreuses entreprises pour :

• audit complet à distance ;
• accords sur l’achat et la fusion d’unités structurelles et d’entreprises individuelles dans leur ensemble ;
• inspections des accords pour détecter les violations de la législation antimonopole;
• organisation de l’espace de travail à distance ;
• effectuer des opérations bancaires dans des conditions de sécurité accrues.

Et ce n’est qu’une petite partie des fonctionnalités disponibles dans la data room électronique. Les spécificités des tâches pour lesquelles la salle de données virtuelle peut être utilisée sont déterminées directement par l’entreprise, il n’y a aucune restriction. Aussi, le forfait d’environnement protégé numérique a la possibilité d’intégrer des outils numériques externes.

Espace de travail à distance

Certaines entreprises sont passées à l’externalisation et au travail à distance. Ceci est fait afin de réduire au maximum les coûts de location et d’entretien des bureaux. Mais le travail à distance a un problème : le manque de contrôle sur les activités de l’employé. Le gestionnaire ne peut pas suivre la performance de l’employé à tout moment nécessaire. Ce problème est particulièrement pertinent pour les entreprises où les salaires sont calculés à l’heure.

Data room électronique résout ce problème simplement et rapidement. La salle de données virtuelle dispose d’un journal d’activité intégré. Il est automatiquement rempli lorsqu’une action est entreprise dans le VDR. Le responsable passe en revue les activités de l’employé à partir de ce journal.

Pourquoi VDR est l’un des meilleurs espaces distants pour travailler :

• tout ce dont vous avez besoin est immédiatement inclus dans le package – vous n’avez rien à installer ni à étendre les fonctionnalités. Vous pouvez intégrer de nouveaux outils numériques à votre guise ;
• pas besoin d’installer quoi que ce soit – la data room électronique est distribuée de manière portable sur Internet. Cela vous permet d’économiser sur l’équipement, car la salle de données virtuelle ne nécessite pas beaucoup d’énergie du “matériel”;
• vous pouvez travailler partout où il y a une connexion Internet — le logiciel cloud s’adapte automatiquement à l’appareil.

Dataroom virtuelle s’intègre facilement dans l’infrastructure numérique. Il est également possible de construire une nouvelle infrastructure à partir de zéro sur la base d’une salle de données virtuelle. Il existe de nombreux forfaits VDR parmi lesquels choisir. Par exemple, si vous n’avez pas besoin de beaucoup de fonctionnalités, commandez simplement le package de base. Si des outils plus grands sont nécessaires, vous pouvez prendre le package étendu. De cette façon, vous économisez et ne dépensez que ce dont vous avez besoin, sans surpayer.