Pourquoi les gestionnaires d’événements ont intérêt à s’équiper d’un logiciel événementiel ?

Les entreprises qui organisent des événements ont maintes choses à gérer et le moins que l’on puisse dire, c’est que cela demande énormément de travail et d’énergie. Fort heureusement, le digital se propose de venir en renfort des gestionnaires d’événements, par le biais de l’utilisation d’un logiciel événementiel. Mais de quoi s’agit-il ? Quels sont ses avantages ? Voici la réponse à vos questions.

Qu’est-ce qu’un logiciel événementiel ?

Organiser des événements, puis les gérer le jour venu, demande énormément de rigueur. Les gestionnaires d’événements peuvent vite se sentir débordés, en ayant à faire face à une multitude de tâches : trouver un lieu, planifier les ateliers et les animations, organiser la campagne de communication, gérer les inscriptions, l’accueil, etc.

Pour faciliter le travail, les organisateurs ont désormais la possibilité de s’équiper d’un logiciel événementiel. Cet outil moderne et performant propose simplement de simplifier les tâches liées à l’organisation d’événements. Parmi les services Eventmaker, agence spécialisée entre autres dans la mise à disposition d’un logiciel événementiel, on retrouve les éléments suivants :

• La possibilité de mettre rapidement en ligne un site web événementiel
• L’optimisation des inscriptions en ligne
• La proposition d’un accueil digital aux participants
• La mise en place d’événements virtuels
• La mise à disposition de fonctionnalités pour mettre en relation des exposants et des participants à une foire ou un salon

Quels sont les avantages d’un logiciel événementiel ?

S’il est conseillé aux gestionnaires d’événements de s’équiper d’un logiciel événementiel, c’est bien parce qu’il comporte une multitude d’avantages.

Pour reprendre les différents points mentionnés ci-dessus, intéressons-nous en premier lieu à la création d’un site internet événementiel. En sollicitant un prestataire extérieur, la mise en ligne du site web peut prendre du temps, et les frais peuvent être importants. Le logiciel événementiel permet de créer rapidement un site internet attractif, contenant toutes les informations utiles aux participants, et de le mettre en ligne dans les meilleurs délais ! C’est un véritable atout pour la communication puisqu’il vous offre aussi la possibilité de lancer des campagnes d’e-mails.

Le logiciel événementiel facilite également les inscriptions à l’événement. Plus besoin de répondre à une multitude de coups de fil et à une vague d’e-mails, les participants peuvent s’inscrire directement en ligne et le gestionnaire les suit en direct.

L’accueil est un autre point important de l’organisation d’événements. Pour simplifier cette étape fondamentale, le logiciel événementiel propose aux visiteurs d’être autonomes, d’imprimer leur badge, et même de le scanner. L’outil permet aussi d’envoyer des SMS d’accueil personnalisés pour transmettre des infos utiles une fois les participants arrivés sur place.

Un événement ne peut se tenir physiquement car il est difficile de regrouper les participants ou bien à cause d’une mesure sanitaire ? Le logiciel événementiel propose la mise en place d’événements virtuels (webinaires, conférences, réunions de travail, foires, salons, etc.). Les événements peuvent se tenir en temps réel et faire interagir les participants, mais ils peuvent aussi être diffusés en différé si besoin.

Enfin, pour les gestionnaires d’événements de type foire et salon, il est possible d faciliter la rencontre entre les exposants et les participants, via le choix d’une date et d’un horaire de rendez-vous en amont.

Le logiciel événementiel se tient aux côtés des gestionnaires d’événements, avec des fonctionnalisés qui simplifient les différentes étapes de l’organisation du temps fort.