Bon à savoir sur l’archivage dématérialisé de document

Toute entreprise a besoin d’archiver ses documents pour les consulter en cas de besoins ultérieurement. Avec la digitalisation et l’évolution de la technologie, le numérique devient un support intéressant et bénéfique pour toutes les organisations. Désormais, tout ce qui se faisait sur papier peut se réaliser de manière électronique grâce à la dématérialisation. Cela peut être des factures, des bulletins de paies, des notes de frais, des devis et tous les documents concernant l’entreprise. L’archivage de ces documents peut également se faire de façon numérique.

Qu’est-ce qu’on entend par archivage numérique ?

L’archivage numérique ou digitalisé est une technique qui consiste à classer et archiver les documents de l’entreprise de manière digitalisé. En d’autres termes, au lieu d’utiliser de la place physique dans une salle spécialisée, l’archivage dématérialisé stocke les informations dans un serveur informatique dans l’entreprise ou dans un serveur décentralisé. Par ailleurs, l’archivage de documents en entreprise permet de stocker des informations qui sont déjà en format électronique mais aussi celles en version papier que l’on transforme en format numérique. Dans ce cas, on parle de dématérialisation et digitalisation à valeur convaincante. En convertissant un document sur papier en fichier digital, la société met en place un système de gestion plus efficient qu’est la gestion des données numériques. Ce système de gestion de données numérique est indispensable, car il facilite l’archivage, permet un classement facile d’information, fait gagner du temps et contribue au changement de la culture interne d’entreprise.

Quels sont les risques et les enjeux de l’archivage dématérialisé ?

Avec l’archivage des documents papiers, les risques sont nombreux : ils peuvent disparaître, se détériorer à cause de l’humidité et des saletés, se brûler, être mal classés… Or, les petites entreprises ne possèdent pas les mêmes moyens que les grandes structures ou administrations qui ont besoin de protéger leurs archives pour leur caractère patrimonial. Dans une société, on parle d’archiver les factures, les devis, les contrats commerciaux, les contrats de travail, les comptes rendus, les reçus et diverses pièces justificatives. Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de passer plusieurs minutes dans la salle poussiéreuse d’archivage pour trouver une facture qui date de plusieurs mois. Avec les archives digitales, les risques de détérioration des documents sont considérablement réduits. Bien qu’il s’agisse d’un processus pratique et assuré, il n’est pas non plus sans risque. C’est la raison pour laquelle il faut y procéder tout en se conformant aux bonnes pratiques et respectant la règlementation et la loi sur la dématérialisation de documents.

Dans une société, les délais légaux de conservation des documents sont fixés par la loi. Autrement dit, ce n’est pas à la firme de décider quelle condition et pendant combien de temps les documents seront archivés. En général, cela varie en fonction du type de document. Par exemple, les contrats commerciaux, les dossiers bancaires et les documents relatifs au transport de marchandises peuvent être archivés pendant 5 ans si la durée est de 3 ans pour les déclarations en douane. Quant aux contrats d’acquisition ou de cession immobilière, la durée d’archivage est de 30 ans. Les factures clients et fournisseurs ainsi que les bons de commande et de livraison se conservent pendant 10 ans.