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Face à la multitude de processus manuels fastidieux qui ralentit et fait perdre en productivité, optimiser sa comptabilité se révèle être une alternative incontournable.
L’optimisation de l’ensemble des processus de production comptable favorise la réduction des coûts et le renforcement des contrôles sur les données.
Optimiser sa comptabilité a pour objectif final de redonner du sens à ce cœur de métier et de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les avantages de l’optimisation des processus liés à la comptabilité
À l’ère de la transformation digitale, optimiser sa comptabilité ne peut offrir que de véritables atouts. Que ce soit interne ou externe, les atouts de l’optimisation des processus comptables visent principalement la réduction des coûts de gestion.
Cette optimisation des processus liés à la comptabilité passe avant tout par la suppression des actions manuelles pour les remplacer par des processus automatiques (on y reviendra dans la deuxième partie).
Une telle optimisation offre ainsi :
- Un gain de temps sur les tâches de saisie de documents comptables ;
- La diminution de la quantité d’erreurs liées à l’imprévoyance humaine ;
- L’augmentation de la productivité ;
- Une plus forte crédibilité des documents comptables ;
- La facilitation de la gestion collaborative au sein du service ;
- Une certaine visibilité sur l’évolution des dossiers (grâce à un système de workflow et de traçabilité) ;
- La sécurisation des documents comptables (plus de perte ou d’égarement) ;
- La fluidité des échanges avec ses clients (favorise une réaction plus rapide à leurs demandes) ;
- Une augmentation du nombre de dossiers traités (avec un gain de temps de délai de traitement).
En offrant de tels avantages, l’optimisation des processus liés à la comptabilité permet, d’un côté, de se concentrer sur son corps de métier, et de l’autre, de consacrer plus de temps à ses clients et fournisseurs. De quoi maintenir de bonnes relations client.
Des astuces pour optimiser sa comptabilité
Les processus liés à la comptabilité constituent une activité qui nécessite la plus grande attention possible. Véritable outil d’aide à la décision, la comptabilité se révèle être la base de tous les outils de gestion.
Hautement encadrée, la comptabilité est soumise à une réglementation stricte. Par conséquent, il faut veiller à son bon déroulement. Voici nos conseils pour gérer la bonne comptabilisation des dépenses des salariés :
Adoptez un logiciel comptable
Disposer d’un logiciel comptable offre un gain en productivité et une gestion simplifiée du processus d’écritures comptables, en vue d’une efficacité globale de l’entreprise.
Ces outils automatisent les processus liés à la comptabilité (du traitement des données comptables à la transmission du bilan à l’expert-comptable).
L’ensemble des données est centralisé sur une même application, facilitant ainsi le partage des fichiers et travail en équipe.
Automatisez la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais relève de la micro comptabilité. Elle implique une gestion rigoureuse d’un grand nombre de factures (généralement à faible valeur, mais avec une somme importante).
Pour abréger cette tâche fastidieuse, adoptez une solution plus efficace pour l’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des notes de frais.
Tenez à jour votre comptabilité
Il est important d’enregistrer au quotidien l’ensemble des opérations liées à la comptabilité. De cette façon, toute la documentation nécessaire sera toujours à portée de main. Ce qui garantit une excellente visibilité de l’information comptable.
Pour mieux évaluer l’activité de l’entreprise, il est essentiel de transmettre à temps tous les documents à l’expert-comptable externe. Cela vous évitera de cumuler un retard et des coûts inutiles (dans la gestion de la TVA par exemple).
Planifiez votre comptabilité
Cela revient à dresser une liste des processus comptables pour ensuite les incorporer dans un calendrier. Cela favorise une meilleure gestion des opérations comptables (traitement des devis, des factures d’achats et de vente, vérification des virements, relance des impayés, …).
Sollicitez les services d’un expert-comptable
La comptabilité requiert énormément de rigueur et des connaissances avérées. Pour éviter les erreurs et ne pas subir un redressement, il est judicieux de faire appel à un expert-comptable.
Tout en profitant de l’expertise de ce professionnel en termes de fiscalité, vous gagnez du temps, profitez d’une optimisation de votre comptabilité, d’une certaine conformité avec la loi ainsi que de précieux conseils pour le développement de votre activité.
Mettez en œuvre un système d’archivage
Pour une comptabilité efficace et rigoureuse, l’archivage des documents est primordial. Lors d’un contrôle par exemple, vous aurez à fournir bon nombre de documents. Si vous ne pouvez mettre en place un système efficace, il est alors conseillé de se confier à une entreprise spécialisée.
Enfin, il faut penser à utiliser des méthodes et des outils digitaux adaptés pour optimiser sa comptabilité. Vous pouvez obtenir plus de détails ici.
