Comment organiser une conférence professionnelle ?

Forum, séminaire, conférence, réunion sont des événements professionnels de taille qui requièrent énormément d’organisations et de confidence. Comment faire pour organiser un événement corporatif ? Voici nos conseils…

Préparez en avance la conférence professionnelle

Organiser un événement d’une telle dimension demande une préparation militaire. Les premières questions à vous poser sont : quel est l’objectif de ce rassemblement ? Est-ce nécessaire ? Apportez-vous ou votre entreprise des informations ou un savoir susceptible d’intéresser un groupe de professionnel ? Ensuite, mettez en place un thème et ciblez votre public. Commencer à créer des flyers et passer le mot à vos collègues et réseaux sociaux afin d’inviter un maximum de personnes pouvant bénéficier de votre événement. On recommande de demander un RSVP positive or négatif afin de prévoir le nombre de personnes.

Parallèlement, la sélection d’une salle doit être effectuée le plus tôt possible. Le plus simple est d’offrir votre conférence dans l’un de vos locaux mais si vous manquez de place, n’hésitez pas à louer une conférence dans un hôtel par exemple.

Choisissez des intervenants compétents savants parler devant un grand nombre d’invités mais aussi ayant de l’autorité dans leurs domaines par exemple le directeur de l’entreprise, un manager d’exception ou une spécialiste.

Ayez les bons outils pour une bonne organisation

Concernant l’organisation, on conseille de munir l’un de vos employés d’un compteur manuel afin de compter le nombre d’invités entrant dans la salle et ne pas avoir un surplus d’invité, surtout si vous offrez un buffet traiteur à la fin de votre conférence…

Vous pouvez aussi offrir à vos invités des badges ou laissez-passer avec un petit livret d’informations offrant vos informations personnelles, un résumé de la conférence, etc.

Si vous offrez un buffet après l’intervention, essayez d’inclure des plats variés avec des options végétariens ou végane. À vous de voir si vous souhaitez offrir de l’alcool avant/pendant/après la conférence mais c’est en général apprécier.

Vérifiez aussi que le matériel audiovisuel fonctionne correctement avant même de commencer, on teste les lumières, écrans et micro afin d’éviter des problèmes lors de l’intervention.

Si vous voulez marquer les esprits, vous pouvez avoir une mascotte à l’effigie de votre entreprise mais aussi des goodies et autres cadeaux.

Et après l’événement pro ?

Dès le lendemain, envoyez un e-mail de remerciement aux intervenants et participants, n’hésitez pas non plus à publier des photos de votre événements sur les réseaux sociaux et votre site web. Ce genre d’événement est l’occasion parfaite pour créer un buzz autour de votre entreprise ou de vos prestations.