Présentation des modèles utiles pour les logements

L’élaboration des documents est encadrée par divers textes législatifs et réglementaires, à l’image de la loi n°89-462 du 06 juillet 1989, du décret n°2016-1105 du 11 août 2016 ou encore du décret n°2009-1439 du 23 novembre 2009. Vous devez veiller à fournir les documents selon ce qu’exige la législation en vigueur, notamment en vous assurant qu’ils contiennent les mentions obligatoires. Pour ce faire, découvrez les modèles utiles pour les logements : bail de location, quittance de loyer, état des lieux, règlements…

Modèles utiles pour les logements : Le bail de location

Le contrat de location est le plus important des documents utiles pour la mise en location d’un logement. Il identifie précisément la personne ayant le statut de bailleur et celle ayant le statut de locataire, et définit les droits et devoirs de chacun. Son contenu varie selon le type de bien en location et selon la nature du bail.

Par exemple, un bail de logement classique, mis en location vide, mentionne clairement une durée minimale de 3 ans, de même que des conditions de rupture du contrat. Il indique également un délai de préavis de 3 mois pour le locataire et de 6 mois pour le propriétaire dans la plupart des cas. Ce délai peut être d’un mois pour les secteurs qui enregistrent une forte tension foncière. Si le locataire est un étudiant, la durée minimale du bail peut être revue à la baisse. Si le locataire est un étudiant ou s’il s’agit d’un bail mobilité, la durée minimale peut être réduite.

Portant sur un bien immobilier devant être utilisé à des fins de commerce, le bail commercial se distingue nettement du bail de location à usage d’habitation. Entre autres, il mentionne clairement l’identité de chaque personne morale engagée par le bail et oriente la nature des activités pouvant être menés dans le local ou le bâtiment en location. Pour vous assurer de fournir à un futur locataire un document légal et précis, vous pouvez vous inspirer d’un des modèles utiles pour les logements : le modèle de bail commercial à l’image de celui proposé par Legal Start, une plateforme qui offre un accompagnement juridique aux entrepreneurs et à toute personne engagée dans un acte commercial.

La quittance de loyer

Qu’il s’agisse d’une location à usage d’habitation ou d’une location à usage commercial, la quittance de loyer représente la seule preuve formelle du paiement d’un loyer par le locataire. Selon les termes du bail de location, le locataire peut payer le loyer par divers moyens (virement, en mains propres, etc.). Quel que soit le moyen retenu, une fois que vous avez effectivement reçu le montant correspondant au loyer d’une certaine période, vous devez délivrer une quittance de loyer.

Comme vous pouvez le voir sur tout modèle de quittance de loyer, ce document mentionne votre identité et celle du locataire, fournit les coordonnées du bien objet du bail, et précise le montant du loyer payé ainsi que la période couverte par ledit loyer.

L’état des lieux d’entrée

L’état des lieux doit être rédigé avec rigueur et minutie. Il a pour but d’éviter les risques de survenance de litige, en particulier si l’appartement ou le local professionnel en location subit d’importantes dégradations. Pour remplir pleinement sa fonction, l’état des lieux doit contenir un maximum de détails sur les installations du logement et sur les éléments constituant sa structure.

De plus en plus souvent, y sont également jointes des photos, pour prouver en cas de besoin l’état dans lequel se trouvait telle ou telle composante lorsque le locataire a pris les clés du bien. S’il est bien rédigé, l’état des lieux d’entrée sera comparé à l’état des lieux de sortie une fois le terme du bail atteint, pour déterminer sans risque d’erreur les besoins de réparation imputables au locataire.

Dans le cas d’une location meublée, un inventaire du mobilier peut aussi être joint à l’état des lieux d’entrée. La réparation ou le remplacement des meubles endommagés pourra alors être déduite de la garantie versée par le locataire lors de la signature du contrat de location.

La notice informative

La notice informative est un document de rappel des droits et devoirs. Alors que la signature du bail de location par les deux parties est nécessaire avant l’entrée en vigueur effective du contrat de location, la notice informative intervient après cette signature. Elle propose un résumé des devoirs et des droits du propriétaire-bailleur et du locataire, de sorte à permettre à chaque partie de garder à l’esprit ce qu’elle peut attendre de l’autre, et ce que l’autre peut attendre d’elle.

Pour illustration, la notice informative dans le cadre d’une location insiste sur l’importance pour le locataire d’envoyer les loyers à bonne date. Elle vous reprécise aussi, dans votre statut de bailleur, votre devoir de produire des quittances de loyer.

Le dossier de diagnostics techniques

Tout propriétaire-bailleur est tenu de mettre à la disposition du locataire un bien propre à l’utilisation. Cette exigence implique que ledit bien ne doit pas exposer les occupants ou les exploitants du bien loué à des problèmes de santé, à des risques d’incendie, etc.

L’Etat a rendu obligatoire divers diagnostics immobiliers, dont la liste varie d’une commune à une autre selon ses réalités. Le dossier de diagnostics techniques regroupe l’ensemble des rapports de ces diagnostics, et sert à indiquer au locataire que le bien qu’il s’apprête à louer est propre à l’utilisation. Selon le contexte, le dossier de diagnostics techniques inclut un diagnostic de performance énergétique (DPE), un diagnostic amiante, un état des risques et pollutions (ERP) ou encore un constat de risque d’exposition au plomb.

Un extrait du règlement de copropriété

Si vous êtes le propriétaire d’un local ou d’un appartement se trouvant dans un immeuble appartenant à plusieurs copropriétaires, il est important que vous informiez votre locataire des règles en vigueur au sein de la copropriété.

Ces règles sont généralement relatives au paiement de certaines charges, à l’exploitation et à l’entretien de certaines aires communes dans la copropriété, aux limitations relatives aux bruits et à tout comportement susceptible de constituer une nuisance, etc.

L’appel de loyer

En tant que propriétaire, vous devez mener certaines démarches pour éviter autant que possible les risques de litige ou la dégradation de votre relation avec votre ou vos locataire(s). Ainsi, tous les mois, vous avez pour devoir de faire parvenir au locataire, sans pouvoir lui facturer les éventuels frais d’envoi engendrés, un appel de loyer. Cet appel de loyer a pour principal rôle de lui rappeler le montant qu’il doit au titre du mois écoulé.

Lorsque vous avez exécuté des travaux de réparation, clairement mentionnés dans le bail de location comme faisant partie de vos charges récupérables, les coûts associés doivent au final être supportés par le locataire. L’appel de loyer constitue le canal par excellence pour lui rappeler que ces charges lui incombent. Si vous souhaitez prendre certaines précautions en faisant preuve d’un maximum de précision, vous pouvez rédiger l’appel de loyer en vous appuyant sur certains articles du bail de location ou en utilisant l’un des autres modèles utiles pour les logements.

Un nouveau bail pour renouvellement de la location

Dans le cadre d’une location, lorsqu’aucune partie n’a fait part de sa volonté de mettre un terme au bail, celui-ci peut être renouvelé. Toutefois, pour que le renouvellement soit effectif, il est important que locataire et le propriétaire-bailleur signent un nouveau contrat, le précédent étant désormais caduque. Cette démarche est facultative si le contrat initial mentionnait simplement une durée minimale, puis indiquait des conditions de renouvellement automatique.

Le renouvellement explicite du bail de location s’impose par contrat s’il survient suite à la modification de certains éléments du contrat initial. Dans la plupart des cas, la rédaction du nouveau bail est induite par une augmentation du loyer ou l’ajout de nouvelles charges à imputer au locataire. Pour éviter des situations d’abus, le nouveau contrat s’appuie sur la loi et sur les conditions énoncées dans le premier bail.

Dans le cadre de la mise en location d’un logement, le propriétaire-bailleur est tenu de transmettre divers documents au locataire. Ces documents sont fournis avant ou pendant la location selon leur nature et leur rôle et peuvent être réalisés à partir des modèles utiles pour les logements. En tant que bailleur, ils vous protègent juridiquement au cas où un litige surviendrait, tout en offrant certains gages de tranquillité et de sécurité au locataire.