Comment les papiers nuit à votre entreprise

Comme si l’utilisation du papier n’était pas déjà assez contraignante, il existe désormais une autre raison de passer aux signatures électroniques : les pénuries de papier.

Au cours de l’année écoulée, les chaînes d’approvisionnement et les expéditions mondiales ont été affectées par la pandémie actuelle de Covid-19, qui a provoqué des pénuries et, partant, une hausse du coût des marchandises dans le monde entier. Des conteneurs de fret remplis d’articles de consommation sont restés bloqués sur les côtes, entraînant de longs délais de livraison bien après leur commande. Le papier d’impression n’a pas fait exception. Les usines de papier ont ralenti leur production ou ont fermé leurs portes en raison de la pénurie de main-d’œuvre, ce qui a eu des répercussions sur les enveloppes, les sacs en papier et d’autres produits. Cela signifie que le papier d’impression n’est pas seulement en pénurie, mais qu’il a également coûté beaucoup plus cher à acheter cette année.

Les entreprises qui dépendent encore du papier pour communiquer des informations ou conclure des affaires ressentiront sans aucun doute les effets de la crise de la chaîne d’approvisionnement, qui pourrait se prolonger jusqu’en 2022. La pénurie actuelle peut provoquer des goulets d’étranglement dans vos flux de travail existants et avoir un impact sur la vitesse à laquelle vous pouvez faire des affaires. Plutôt que d’être à la merci de la fluctuation de l’approvisionnement et des coûts du papier, les entreprises devraient profiter de cette occasion pour évaluer les avantages des signatures électroniques.

Les signatures électroniques : La preuve de la chaîne d’approvisionnement

Les signatures électroniques permettent aux entreprises de conserver les informations importantes sous forme strictement numérique, sans aucun support papier. Les demandes d’approbation par le biais des signatures électroniques sont un moyen efficace de contourner le problème de la pénurie de papier. Que vous demandiez des signatures à une ou dix contreparties, le coût économique de cette opération est toujours nul. Le coût du papier ne cessant d’augmenter, chaque feuille doit être comptabilisée, ce qui signifie que les erreurs de document deviennent plus lourdes à corriger. Avec les signatures électroniques, cependant, les erreurs découvertes sur un contrat, comme un nom mal orthographié ou une adresse erronée, peuvent être rapidement corrigées sans qu’il soit nécessaire de réimprimer ou de réexpédier le document.

Les gros utilisateurs de papier, tels que les secteurs de la banque et de l’assurance, bénéficieront certainement de la réduction des dépenses globales de l’entreprise qu’apporte une solution de signature électronique. En éliminant le papier dans votre processus commercial, vous supprimez également les coûts du papier en tant que poste du compte de résultat, ce qui améliore la rentabilité globale des entreprises.

La bonne solution

Outre les économies de coûts, il existe une multitude d’autres raisons pour lesquelles les signatures électroniques constituent un choix judicieux. L’adoption d’une solution de signature électronique permet de réduire considérablement, voire de supprimer complètement, les nombreuses responsabilités liées aux processus papier. Outre l’incertitude liée aux coûts des fournitures papier, les documents endommagés ou perdus pendant le transport, l’absence de signature ou de champs initiaux par le destinataire, et la lenteur ou le retard de livraison ne sont qu’un échantillon des risques que votre entreprise absorbe malheureusement en s’appuyant sur le papier pour conclure des affaires importantes.

Au contraire, ne laissez pas vos contrats les plus importants au hasard. L’adoption d’une solution de signature électronique vous permet de garder le contrôle, en particulier lorsque des contrats urgents sont en jeu. L’envoi instantané de documents urgents et leur signature par la partie adverse dans l’heure, voire les minutes qui suivent leur réception, réduisent les risques d’échec de contrats lucratifs.

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